¿Sigues guardando datos en cuentas OneDrive sin licencia de usuarios desaparecidos hace mucho tiempo? Ha llegado el momento de actuar: los datos pronto podrían volverse inaccesibles o incluso eliminarse permanentemente.
microsoft prevenido en 2024 que llegaría este día. A partir del 27 de enero de 2025, cualquier cuenta de usuario de OneDrive sin licencia durante más de 93 días se trasladará a la papelera de reciclaje o se archivará.
Una cuenta de OneDrive sin licencia puede surgir cuando un usuario abandona una organización y se elimina del centro de administración de SharePoint o un administrador elimina la licencia.
En el pasado, una cuenta OneDrive sin licencia representaba una ingeniosa laguna para conservar datos indefinidamente de forma gratuita. Si un usuario se marchaba, su cuenta podría desactivarse y eliminarse la licencia, pero los datos se conservarían sin pagar a Microsoft por ello. La opinión de Redmond sobre la situación es: «Las cuentas OneDrive sin licencia pueden plantear riesgos de seguridad y cumplimiento, además de crear confusión y duplicación de archivos».
Para los usuarios que aprovechan la laguna jurídica, los tiempos están cambiando y Microsoft comenzará a tomar medidas para cerrarla este mes.
A partir del 27 de enero de 2025, a menos que existan políticas de retención o retenciones legales, los datos de OneDrive de cuentas sin licencia o usuarios eliminados se moverán a la papelera de reciclaje 93 días después de que la cuenta pierda la licencia. Los datos permanecerán en la papelera de reciclaje durante 93 días adicionales antes de su eliminación permanente.
Incluso con una política de retención o retenciones legales vigentes, después de 93 días, los datos de las cuentas de OneDrive sin licencia o de los usuarios eliminados seguirán archivándose. Un cliente que quiera reactivar esa cuenta deberá pagar $0,60/GB para hacerlo, y luego una tarifa mensual de $0,05/GB para todas las cuentas sin licencia.
Microsoft dio el ejemplo de una organización con 100 cuentas OneDrive sin licencia, cada una de las cuales consume 1 TB por 100 TB. La aplicación significa que las 100 cuentas se archivarían automáticamente.
«Si la organización necesita reactivar una cuenta específica en octubre de 2025 y configurar la facturación, incurre en los siguientes costos:
«Una tarifa única de reactivación de $0,60/GB por 1 TB, por un total de $614,40. Una tarifa de almacenamiento mensual de $0,05/GB por 100 TB, por un total de $5120/mes a partir de octubre de 2025».
Los administradores afectados tienen algunas opciones. Sacar los datos requeridos de las cuentas sin licencia es una de ellas, seguida de la eliminación, aunque hacerlo podría ir en contra de las políticas de retención. Las licencias también podrían aplicarse a cuentas sin licencia.
Alternativamente, un administrador podría no hacer nada y esperar los tickets del servicio de asistencia técnica ya que los datos están archivados o son inaccesibles.
Rob Helm, vicepresidente gerente de investigación de Directions on Microsoft, dicho«Si no hace nada, los datos de un ex empleado se desconectarán y luego desaparecerán por completo cuando recupere su licencia, no sólo cuando los saque del directorio.
«Eso podría dificultar la transferencia del papel a otra persona y, en el peor de los casos, podría crear problemas con los tribunales y los reguladores». ®